几年前，我和家人从一套狭窄的两居室公寓搬到一栋宽敞大房子。与以往要挤出半间房作为家中办公室不同，我终于有了一间10×12英尺（约为11平米）的单独办公室。因为以前习惯在不到这种面积一半的房间里工作，我知道新家会有许多要整理布置的空间。我也想用一种明智方式对它进行整理，以便在不制造杂乱环境的情况下，能高效完成各种工作项目。搬家前逛书店时，我一时兴起买了Julie Morgenstern写的一本书，名为《从内到外进行整理》。书中包含许多出色的整理建议，而且熟练解释了人们在试图变得井井有条时，通常会犯的那些错误。我想和大家在此分享从这本书学到的经验知识，还有自己从头开始整理办公室的经历过程。
Julie在书中首先做了强烈声明，起初我还不太相信那些话。她说，若你是被杂物环绕的人士之一，似乎就是无法变得井井有条，那么你肯定从未学过如何变得井井有条。如果你一直有个杂乱的生活环境，它便意味着你缺少组织整理的技巧，而这种技巧每个人都能学会。从那之后我读过其他几本关于组织整理的书，自己感觉Julie的话有一部分确实正确。组织整理可以破解成逐步完成的过程，任何人都能学会此事。
什么在制造杂乱？
Julie指出，有几种技巧缺陷会妨碍人们变得井井有条，但以我之见，在基本层面上，其实只有一个缺陷：无法系统化处理常见决定。不管我何时随意丢下一样东西，就是因为自己还没准备好决定该对它做什么。所以变得井井有条的过程，归根到底是要形成一个系统，自动化决定该把所有东西放在哪里。杂乱无章之人只有很少或根本没有决策系统，因此他们必须基于现实情形临时做决定。最终这种状态会变得让人难以招架，各种杂物将开始堆积起来。长远而言，井井有条的人们只用做少得多的决定。杂乱无章要比井井有条花费多得多的时间，因为杂乱无章之人会在低效状态下浪费太多时间。
学会如何变得井井有条
现在让我们为从头到尾整理家中办公室，描述一个逐步完成的过程。第一步是进行分析。你在办公室中会如何花费个人时间？请列出你要做的各类任务，创作出办公室的功能区块列表。若你是位程序员，这应该是项容易任务，你可以把它想成设计电脑程序。若你必须编程出一个机器人，来完成办公室里的所有不同任务，你会如何把那些任务组织整理成不同单元？例如，我为自己想出了六种工作类别：一般文书工作，电脑工作，创意工作，财务工作，商业阅读，手工订购和邮寄。理想情况下，你创作的分类列表应当定义清晰，而且各个类别间要尽可能少地重叠。
下一步，请决定对于每类工作，你需要什么实体装备和材料。例如，对于创意工作，我需要写作设备、笔记本、一块白板、一块软木招贴板。对于邮寄工作，我需要打包材料、可录写光盘、邮票、计重秤等。在这一步，我还意识到自己需要为各种书籍、文件和额外用品准备存储空间。
现在你从功能上，已将办公室用品划分成不同区块，下步就是为每个区块，分配办公室的不同实体区域。理想情况下，这些区块彼此间的重叠要尽可能小，但出现一些重叠通常也有必要，比如你会把电脑用于许多不同任务。请花些时间先决定好家具的安排布置，以充分匹配办公室的功能需要。
此步关键是展望出理想办公室的样子。忘掉你已拥有的各种家具，暂时不必担心成本或空间约束等问题。只管施展个人想象力，思考若成本无关紧要，自己真正想要的办公室是什么样子。把想象结果写在纸上，甚至可以描画出理想办公室的布局，注明你想为每个实体区域分配哪些工作区块。
明白你想要的理想办公室布局后，请加入预算和空间约束条件，通过头脑风暴，尽可能想出接近那种理想结果的现实做法。包括我在内，很多人都有不再适用的老旧家具。只因为你碰巧有这件家具，并不意味着它就是你今天的正确选择。不要害怕卖掉旧家具，请用更合适的家具替换。在办公用品超级商店里，你可以找到大量价格合理的自组装家具，许多商店还提供免费送货。我总共只花了99美元，便买来电脑办公桌、货架、滑动抽屉柜和打印机台架，但我得自己组装它们。我还用大概35美元的单价，买了三个6英尺宽的折叠桌，它们都能轻松地四处移动。另外，我还只用20美元，挑选了5个货架（60英寸高、36英寸宽、10英寸深）。书柜也很便宜，40-60美元便可买来有六层书架的书柜。若你想要那种手工雕刻的红木办公桌，开销肯定不菲。但若你只需要基本实用的选择，即使购买全新装备，花上几百美元就能用各种家具填满办公室。你可以用喜欢的图像编辑软件，测量各种家具并试玩不同的空间配置。或用剪纸的方式，对各种家具做出衡量和摆放试验。这些做法比实际移动各种家具要轻松容易得多。
现在你确定了家具布置，在每个任务区域放好了相应设备、材料和用品。当决定如何对办公室进行分区布置时，你也许应该考虑为日后方便，储备充足的办公用品。我的大多数任务都需要用到书写工具，所以在办公室两侧，自己都摆放了笔盒。不要只是在看起来合适的地方摆放物品。请将各种用品尽可能放在它们真正用到的地方。不方便的存放位置很容易导致杂乱结果。比如，若你总是丢笔，也许就是因为没在真正需要用笔的地方放置笔盒。请让功能需求决定你的办公室布局。
此刻你的办公室有了很好设计，自己也为所有工作活动规划出相应区域。但你如何处理现有杂物，以确保它们不会重新出现？我们的解决方案是，找到杂物出现的固定模式，并创造应对这些模式的简单系统。杂物之所以经常堆积起来，就是因为你不知如何处理那些纸张，或自己还没花时间决定好那些杂物代表什么问题。
分类整理杂物
请对杂物堆进行分类整理。对于这项任务，你可以在地上摆几个箱子，开始把不同物品放进不同箱子。关键是从功能用途的角度，对所有物品进行分类整理。请自问在什么情形下，我们会需要每件物品，并根据相似情形归类所有物品。例如，我有个箱子是用来放需要归档的物品，另一个箱子用来放设计素材，还有个箱子用来装垃圾，等等诸如此类。即使它看起来像个好主意，请不必马上开始清理。杂物之所以堆积起来，通常有其好理由。即使你知道那些物品应当放在哪里，也该学会了解它们为何会变成杂物。
现在你对杂物进行了分类整理，而且拿起一个箱子，看了看里面的物品。请自问那些物品为何成了杂物。很可能是因为你没有整理它们的良好系统。也许这些物品没有被安排好归属地，或你分配的存放位置太不方便取用，所以更容易的做法就是随处丢放。可能那些物品需要归档，但你还没有准备档案夹，自己的空白文件夹还深藏在壁柜之内。请自问在什么情形下，那些物品将不会变成杂物。这种做法能为你提供线索，以防止杂物重新出现。
给每件物品一个归属地
当逐个清理箱子时，请为每件物品安排一个归属地。旧银行票据该放在哪里？设计素材又该放在哪里？若你有放垃圾物品的箱子，请清理其中物品并留意什么东西早该扔掉。若为每件物品分配方便取用的归属地，你就更倾向于收拾整理它们。我在这样做后，马上发现办公室能自行保持整洁。我总会及时收拾整理各种物品，因为其归属地就在它们刚被用过的地方附近。
为各种物品分配合适的容器。请去趟办公用品商店，了解可用的各种物品容器。一旦看出需要它们，就别害怕购买新的存放设施，比如各种抽屉和架子。杂物之所以堆积起来，很可能是因为没有归属地，要么就是存放位置不太方便。请承认自己的真实需要 — 不要与其抗争。如果你有个矮书架，更高的书架是不是更好选择？若你的垃圾筒老是过满，请用更大的替代，或在办公室不同区域放置多个垃圾筒。我发现两个垃圾筒对自己更适用，这样在用到时手边总有一个垃圾筒，自己还无需经常清空它们。
多年来我都在用一种名为项目管理箱（与文学分拣柜相似）的家具组织管理各种材料。它是个三英尺宽，一英尺高，一英尺深的木箱，里面有四个纸板抽屉，四层架子，还有一个书籍/活页夹存放区。我很喜欢它，因为它用途丰富，方便存储。我会用架子存放当前需要处理的文件纸张，用抽屉存放频繁取用的材料，比如银行和邮寄业务类表单。如果需要，抽屉还可以完全抽出。办公用品商店都提供种类丰富的塑料抽屉柜，从放在桌上的小型柜子，到带滚动轮的大型地面柜，应有尽有。那些抽屉通常是由透明塑料制成，这样你总能看到里面的物品。小抽屉非常适合存放可能让工作区域杂乱不堪的小物件，比如邮票、橡皮图章等。
若你的办公空间紧张，请利用垂直空间。许多储物家具都能安装在墙上，或垂直堆放。你还可以利用桌子下方的区域。许多容器都能放进那些区域，用于存储不太经常使用的物品。
快速处理
一旦对杂物完成分类，请选择正确容器，为每件物品安排方便取用的归属地，花时间把所有物品放在应该归属的位置。只要你提前做好所有决定，整理物品并不会花太长时间。请别走任何捷径，不然那些杂物迟早要再来烦扰你。杂乱无章的人士会让生活显得更加艰难，因为他们每次放置一件物品，都要强迫自己做新的决定。井井有条的人士会建立起高效系统，使每件物品的恰当摆放位置显而易见；如此一来，每次放置物品就不必再做新的决定。例如，当收到邮件时，我会自动将账单和财务票据放进账单抽屉，垃圾邮件丢进垃圾筒，杂志放到杂志架上，需要做其他处理的物品放进收纳箱里。
对我而言，变得井井有条的最大好处，就是在工作时能更好专注，并在不工作时能更好放松。在一个自我保持整洁，没有杂物的环境中工作，能使工作流程更顺畅舒心，从而提高工作效率。若你感觉过多杂物正让自己不堪重负，难以放松下来享受工作环境，就请花些时间提前做出整理决定，弄清所有物品该放在哪里，以及为何如此放置。之后你就能专注完成那些真正工作，因为此时你可以快速看出每件物品该放在那里，并方便利落地进行处理。